Allgemeine Geschäftsbedingungen

§1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für sämtliche Verträge zwischen Werkfin (Einzelunternehmen), Inhaber: Finn Pohle, Karkpatt 16, 27607 Geestland („Werkfin“, „Anbieter“) und ihren Kunden („Kunde“) über die Nutzung der SaaS-Anwendung „Werkfin Bautagebuch“ (digitales Bautagebuch per WhatsApp).

(2) Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist nicht vorgesehen.

(3) Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, Werkfin stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

(4) Diese AGB gelten auch für alle zukünftigen, gleichartigen Geschäfte mit dem Kunden, ohne dass es einer erneuten ausdrücklichen Einbeziehung bedarf.

§2 Vertragsschluss

(1) Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Kunden über die von Werkfin bereitgestellte Registrierungsseite unter Nutzung eines von Werkfin ausgegebenen Einladungscodes zustande.

(2) Mit Abschluss der Registrierung und Bestätigung dieser AGB gibt der Kunde ein verbindliches Angebot auf Vertragsschluss ab, welches Werkfin durch Freischaltung des Zugangs annimmt. Eine gesonderte Unterschrift ist nicht erforderlich; die elektronische Bestätigung im Registrierungsformular genügt.

(3) Mit der Bestätigung dieser AGB wird zugleich der in §9 Abs. 1 in Bezug genommene Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 Abs. 9 DSGVO in elektronischer Form wirksam geschlossen, ohne dass es hierfür einer gesonderten Unterzeichnung bedarf.

§3 Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung

(1) Werkfin stellt dem Kunden im Rahmen eines Software-as-a-Service-Modells (SaaS) webbasierten und über WhatsApp zugänglichen Zugang zur Anwendung „Werkfin Bautagebuch“ zur Verfügung. Die Software ermöglicht insbesondere die digitale Dokumentation von Bautagebüchern, den Austausch von Baustelleninformationen per WhatsApp sowie die KI-gestützte automatisierte Verarbeitung eingehender Nachrichten (u. a. Transkription, Auswertung, Zuordnung zu Aufträgen und Rückfragen an die Mitarbeitenden).

(2) Der genaue Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung bzw. dem individuell vereinbarten Angebot. Werkfin ist berechtigt, die Software technisch weiterzuentwickeln, anzupassen und zu verbessern (z. B. zur Behebung von Sicherheitslücken, zur Anpassung an geänderte rechtliche Vorgaben oder zur allgemeinen Qualitätsverbesserung). Führt eine Anpassung zu einer nicht nur unerheblichen Einschränkung der vertraglich vereinbarten Kernfunktionen, wird Werkfin den Kunden hierüber rechtzeitig vorab informieren; der Kunde ist in diesem Fall zur außerordentlichen Kündigung berechtigt.

(3) Eine Bereitstellung des Quellcodes oder eine Übertragung des Eigentums an der Software ist nicht Gegenstand dieses Vertrags (siehe §4).

(4) Die Ergebnisse der KI-gestützten Verarbeitung (Transkripte, Berichtsentwürfe, Zuordnung einer Nachricht zu einem Auftrag, Rückfragen) werden automatisch erzeugt und können Fehler enthalten. Die Prüfung und Freigabe der Berichte obliegt dem Kunden.

§4 Eigentum und geistiges Eigentum

(1) Sämtliche Rechte an der Software „Werkfin Bautagebuch“, einschließlich Quellcode, Datenbankstrukturen, Dokumentation, Marken- und Bezeichnungsrechten sowie sämtlicher Weiterentwicklungen, verbleiben ausschließlich bei Werkfin. Der Vertrag begründet keine Übertragung von Eigentum, Urheber- oder sonstigen Schutzrechten an der Software auf den Kunden.

(2) Der Kunde erhält ausschließlich das in §5 geregelte, zeitlich auf die Vertragslaufzeit beschränkte Nutzungsrecht (Zugang). Verkauft wird ausschließlich der Zugang zur Nutzung – nicht die Software selbst.

(3) Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software oder Teile davon zu dekompilieren, zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), zu kopieren, an Dritte weiterzugeben, unterzulizenzieren oder über den vertraglich vereinbarten Nutzungsumfang hinaus zu verwerten, soweit dem nicht zwingende gesetzliche Vorschriften (z. B. § 69e UrhG) entgegenstehen.

(4) Vom Kunden auf der Plattform eingegebene Daten (insbesondere Bautagebuch-Inhalte, Fotos, Baustellendaten) verbleiben Eigentum des Kunden; Werkfin nutzt diese ausschließlich zur Vertragserfüllung gemäß §9.

§5 Einräumung von Nutzungsrechten

(1) Werkfin räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Software im vereinbarten Umfang für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen.

(2) Das Nutzungsrecht ist auf die im Vertrag vereinbarte Anzahl an Nutzern (z. B. Monteure, Bürokräfte) und Funktionen beschränkt. Eine Nutzung durch verbundene Unternehmen oder Dritte bedarf der vorherigen Zustimmung von Werkfin in Textform.

(3) Das Nutzungsrecht endet automatisch mit Beendigung des Vertrags, ohne dass es einer gesonderten Kündigung oder eines Widerrufs bedarf. Werkfin ist berechtigt, den Zugang nach Vertragsende zu sperren.

(4) Zugangsdaten sind vom Kunden vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen; die Weitergabe an nicht vertraglich berechtigte Personen ist unzulässig.

§6 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet, die von der Software bereitgestellten Eingabemasken vollständig und wahrheitsgemäß auszufüllen, insbesondere die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben (u. a. Baustellenadresse und Nachname des zuständigen Monteurs).

(2) Der Kunde stellt sicher, dass seine Mitarbeiter (Monteure, Bürokräfte) die Software bestimmungsgemäß nutzen und ihnen zugewiesene Zugriffsrechte (z. B. eingeschränkter Zugang für Bürokräfte zur reinen Auftragsprüfung) nicht umgehen.

(3) Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der von ihm über WhatsApp und die Plattform übermittelten Inhalte verantwortlich und stellt Werkfin von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer rechtswidrigen Nutzung durch den Kunden oder dessen Mitarbeiter beruhen.

(4) Der Kunde hat Störungen und Fehlfunktionen unverzüglich in Textform anzuzeigen und Werkfin bei der Fehleranalyse angemessen zu unterstützen.

(5) Der Kunde ist als Arbeitgeber seiner Mitarbeitenden dafür verantwortlich, diese rechtzeitig vor der ersten Nutzung über die Verarbeitung ihrer Daten im Rahmen der Nutzung der Plattform zu informieren und, soweit erforderlich, arbeitsrechtliche bzw. mitbestimmungsrechtliche Vorgaben (z. B. Beteiligung eines Betriebsrats) einzuhalten.

§7 Verfügbarkeit

(1) Werkfin ist bestrebt, die Software mit einer hohen Verfügbarkeit bereitzustellen, übernimmt hierfür jedoch keine feste, garantierte Verfügbarkeitsquote. Hiervon ausgenommen sind ohnehin Zeiten planmäßiger Wartungsarbeiten sowie Ausfälle, die auf Umständen außerhalb des Einflussbereichs von Werkfin beruhen (z. B. Ausfälle von Drittanbietern wie der WhatsApp-Business-API, höhere Gewalt, Internetausfälle beim Kunden).

(2) Wartungsarbeiten werden, soweit möglich, außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt und dem Kunden nach Möglichkeit vorab angekündigt.

(3) Da die Software auf Drittdienste angewiesen ist – u. a. die WhatsApp Business API der WhatsApp Ireland Limited sowie KI-Dienste der OpenAI Ireland Ltd. (Transkription und Auswertung) – übernimmt Werkfin keine Gewähr für die durchgehende Verfügbarkeit dieser Drittdienste.

§8 Haftung und Haftungsbeschränkung

(1) Werkfin haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung beruhen, sowie für sonstige Schäden, die auf Vorsatz, grober Fahrlässigkeit oder Arglist von Werkfin beruhen. Ferner haftet Werkfin unbeschränkt im Rahmen einer etwaig übernommenen Garantie sowie nach den zwingenden Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, ist die Haftung von Werkfin der Höhe nach auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

(3) Im Übrigen ist die Haftung von Werkfin für leicht fahrlässige Pflichtverletzungen ausgeschlossen, insbesondere für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn und Datenverlust, soweit gesetzlich zulässig.

(4) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten gesetzlicher Vertreter und Erfüllungsgehilfen von Werkfin.

(5) Werkfin sichert die auf der Plattform gespeicherten Daten regelmäßig gemäß dem Stand der Technik. Für den Verlust von Daten haftet Werkfin nur insoweit, als dieser Verlust durch eine ordnungsgemäße, regelmäßige eigene Datensicherung von Werkfin nicht hätte vermieden werden können.

(6) Eine Änderung der Beweislast zum Nachteil des Kunden ist mit den vorstehenden Regelungen nicht verbunden.

(7) Die Haftung von Werkfin ist – soweit sie nicht nach Abs. 1 unbeschränkt ist – der Höhe nach in jedem Fall auf die für das laufende Vertragsjahr vereinbarte Vergütung begrenzt.

§9 Datenschutz

(1) Werkfin verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Vertragsdurchführung unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der DSGVO und des BDSG. Näheres regelt die Datenschutzerklärung von Werkfin. Soweit Werkfin im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet – insbesondere Daten der Mitarbeitenden des Kunden –, gilt ergänzend der als Anlage 1 beigefügte Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, der nach §2 Abs. 3 mit Vertragsschluss automatisch Bestandteil dieses Vertrags wird.

(2) Zur Erbringung der Leistung setzt Werkfin folgende Unterauftragsverarbeiter ein: die Hetzner Online GmbH (Hosting der Anwendung, Serverstandort Deutschland), die WhatsApp Ireland Limited (WhatsApp Business Cloud API) zur Nachrichtenübermittlung, die OpenAI Ireland Ltd. zur automatisierten Transkription und Auswertung von Nachrichten, die IONOS SE zum Versand von Transaktions-E-Mails (u. a. Bestätigungscodes, Passwort-Reset-Links) sowie die Functional Software, Inc. (Sentry) zur Fehlerüberwachung der Anwendung. Bei der WhatsApp Ireland Limited und der OpenAI Ireland Ltd. erfolgt die Verarbeitung teilweise in den USA; Werkfin stellt sicher, dass hierfür geeignete Garantien (u. a. EU-Standardvertragsklauseln) bestehen. Bei Sentry erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Servern in der EU (Frankfurt), ohne Drittlandübermittlung.

(3) Nachrichteninhalte, Transkripte, Berichtsnotizen, Namen in Arbeitseinträgen und im Monteurstamm sowie Kundenkontaktdaten werden serverseitig feldbasiert mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert; die technischen und organisatorischen Maßnahmen im Einzelnen regelt der AVV (Anlage 1).

(4) Der Kunde bleibt im datenschutzrechtlichen Sinne verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Erhebung personenbezogener Daten, die er über die Plattform (z. B. Baustellen- und Mitarbeiterdaten) eingibt.

§10 Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Die Vergütung richtet sich nach dem jeweils gültigen, individuell vereinbarten Angebot bzw. der Preisliste von Werkfin. Es fällt eine monatliche Nutzungsgebühr an, deren Höhe sich nach dem vereinbarten Nutzungsrahmen richtet (insbesondere Anzahl der Nutzer/Monteure und gebuchter Funktionsumfang).

(2) Sofern nicht anders vereinbart, wird die Vergütung monatlich im Voraus in Rechnung gestellt und ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug zur Zahlung fällig.

(3) Bei Zahlungsverzug ist Werkfin berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (§ 288 BGB) zu berechnen sowie – nach vorheriger Ankündigung – den Zugang zur Software vorübergehend zu sperren, bis der Zahlungsrückstand ausgeglichen ist.

(4) Werkfin nimmt die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG in Anspruch; auf Rechnungen wird daher keine Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen.

§11 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, sofern nicht individuell eine Mindestlaufzeit vereinbart wurde.

(2) Beide Parteien können den Vertrag mit einer Frist von 4 Wochen zum Ende eines Kalendermonats in Textform kündigen, sofern nicht individuell abweichend vereinbart.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für Werkfin insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung mit der Zahlung von mindestens zwei aufeinanderfolgenden Monatsraten in Verzug ist oder die Software vertragswidrig nutzt.

(4) Mit Beendigung des Vertrags erlischt das Nutzungsrecht des Kunden gemäß §5 Abs. 3. Der Kunde kann innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende wählen, ob Werkfin die bei Vertragsende gespeicherten Daten in einem gängigen Format herausgibt oder löscht; trifft er keine Wahl, löscht Werkfin die Daten nach Ablauf dieser Frist. Näheres regelt der AVV (Anlage 1).

§12 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz von Werkfin, Geestland.

(3) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags sowie dieser AGB bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Änderung dieses Schriftformerfordernisses selbst.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

(5) Werkfin kann für den Kunden zumutbare Änderungen dieser AGB vornehmen. Änderungen werden dem Kunden in Textform mitgeteilt und werden Vertragsinhalt, wenn der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung widerspricht und Werkfin ihn in der Änderungsmitteilung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hat. Widerspricht der Kunde fristgerecht, werden die Änderungen ihm gegenüber nicht wirksam; Werkfin ist in diesem Fall berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von einem Monat zu kündigen, sofern eine Fortführung ohne die Änderungen für Werkfin unmöglich oder unzumutbar ist.

(6) Vertragssprache ist Deutsch.