Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Welche Daten werden verarbeitet

• WhatsApp-Nachrichten von Baustellen, einschließlich ggf. übermittelter Fotos
• Namen und Arbeitszeiten von Mitarbeitenden, sofern in Berichten erfasst
• Kontaktdaten der Kundenorganisation (Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail)
• Auf der Baustelle verbrauchte Materialien und Mengen

Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Vertrags über die Nutzung des digitalen Baustellentagebuchs, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit dabei Daten von Mitarbeitenden der Kundenorganisation verarbeitet werden (Namen, Arbeitszeiten), handelt Werkfin im Auftrag der jeweiligen Kundenorganisation als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung liegt bei der Kundenorganisation als Arbeitgeber (Beschäftigungsverhältnis, § 26 BDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Empfänger und Auftragsverarbeiter

• WhatsApp Ireland Limited (Meta Platforms Ireland Ltd), Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland – Versand und Empfang von WhatsApp-Nachrichten über die WhatsApp Cloud API sowie Speicherung von Bild-/Audiodateien, solange diese über die von Meta bereitgestellte Medien-URL abrufbar sind (Datenübermittlung in die USA auf Basis der WhatsApp Business Data Processing Terms von Meta)
• OpenAI Ireland Ltd – automatisierte Extraktion von Berichtsdaten aus Nachrichten, einschließlich Transkription von Sprachnachrichten (Datenübermittlung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß OpenAI-Auftragsverarbeitungsvertrag)
• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen – Hosting der Anwendung und Datenbank

Mit allen genannten Dienstleistern bestehen bzw. werden Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) geschlossen.

Speicherdauer

Die Speicherfristen sind je Organisation konfigurierbar und betragen im Standardfall:

• WhatsApp-Nachrichten (Rohtext/Transkript): 90 Tage, danach automatisch gelöscht
• Medienverweise (z. B. Fotos): 30 Tage, danach automatisch gelöscht
• Audit-Protokolle: 365 Tage

Freigegebene bzw. abgelehnte Tagesberichte (Arbeits- und Materialeinträge) werden davon unabhängig 6 Jahre ab dem Datum der dokumentierten Bautätigkeit aufbewahrt und danach automatisch gelöscht, gemäß § 257 Abs. 4 HGB (Aufbewahrungspflicht für Handelsbriefe).

Betroffenenrechte

Ihnen stehen die Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO) zu.

Angemeldete Nutzer können einen Export ihrer Daten selbständig über den Bereich „Datenschutz“ im Dashboard anfordern; Löschanträge werden dort ebenfalls bearbeitet.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Für uns zuständig: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, poststelle@lfd.niedersachsen.de

Kontakt für Datenschutzanfragen